Aplikasi
perkantoran (office application) adalah kumpulan aplikasi yang digunakan untuk
memudahkan pekerjaan perkantoran. Karena berupa aplikasi, fiitur-fiturnya sudah
tersedia dan dapat langsung digunakan oleh pengguna, tanpa harus membangunnya
sendiri menggunakan bahasa pemrograman. Secara umum, aplikasi perkantoran
terbagi menjadi beberapa jenis menurut kegunaan dan fungsinya. Tiga di
antaranya yang paling banyak digunakan ialah seperti berikut. 1. Aplikasi
pengolah kata (word processor). Aplikasi ini fitur utamanya digunakan untuk
membuat dan mengolah dokumen, misalnya membuat surat, menyusun laporan, dan
lain-lain. Contoh aplikasi pengolah kata ialah Microsoft Word,Open Office Word,
Google Docs, dan lain-lain. 2. Aplikasi pengolah angka (spreadsheet). Aplikasi
ini fitur utamanya digunakan untuk mengelola data yang disajikan dalam bentuk
lembar kerja, yaitu tabel dua dimensi yang terdiri atas kolom dan baris
fitur-fitur yang tersedia dapat mempermudah perhitungan data dan mengolah data
secara statistik, dan dapat menampilkannya dalam bentuk diagram. Contoh
aplikasi spreadsheet ialah Microsoft Excel, OpenOffice Spreadsheet, Google
Sheet, dan lain lain. 3. Aplikasi presentasi. Aplikasi ini fitur utamanya digunakan
untuk memudahkan kita untuk membuat slide presentasi dengan mudah dan cepat
serta menghasilkan slide yang menarik. Slide presentasi adalah objek yang
terdiri atas butir-butir penjelasan, dapat disertai gambar atau ilustrasi
lainnya. Contoh perangkat lunak pembuat presentasi ialah Microsoft Office
PowerPoint, OpenOffice Presentation, Google Slide, dan lain-lain.
INTEGRASI KONTEN APLIKASI PERKANTORAN
Mengintegrasikan
artinya menyatukan beberapa objek, data, atau komponen untuk membentuk sesuatu
yang utuh dan bermakna, walaupun komponennya tadinya terpencar atau tidak ada
hubungannya. Misalnya, kita harus membuat sebuah laporan berdasarkan pengamatan
yang datanya dibuat dan divisualisasi dengan excel. Sebelum laporan lengkap,
kita membuat proposal dalam bentuk slides. Saat kita membuat laporan, untuk
menghindari mengerjakan hal yangsama (mengetik ulang), kita perlu “membawa”
potongan hasil kerja dengan MS Excel, MS Word, dan MS PowerPoint ke dalam MS
Word karena laporan akhir dibuat dengan MS Word. Setiap jenis aplikasi
perkantoran memiliki fungsi yang berbeda sehingga pengguna biasanya hanya
menggunakan satu aplikasi sekali waktu, misalnya menggunakan aplikasi word
processor untuk menyusun dokumen. Akan tetapi, ada kalanya, pengguna memerlukan
lebih dari satu aplikasi untuk suatu keperluan. Sebagai contoh, saat diperlukan
laporan yang memuat diagram, selain aplikasi pengolah kata, diperlukan juga
aplikasi pengolah lembar kerja yang dapat membuat diagram dengan lebih presisi.
Oleh karena itu, diperlukan integrasi konten antar aplikasi perkantoran.
Integrasi memungkinkan untuk mengaitkan data maupun fitur antar aplikasi
sehingga data atau fitur pada satu aplikasi dapat digunakan di aplikasi yang
lain. Integrasi konten aplikasi perkantoran bertujuan untuk menggabungkan
konten aplikasi lain dalam satu aplikasi. Sebagai contoh, pada Microsoft
Office, data dari Microsoft Excel dapat ditautkan dengan dokumen pada Microsoft
Word dalam pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan
presentasi pada MS PowerPoint dalam menampilkan grafik dan tabel. Kedua contoh
tersebut merupakan contoh implementasi dari integrasi konten antaraplikasi di
Microsoft Office. Microsoft Excel digunakan sebagai sumber data atau objek untuk
disajikan dalam dokumen atau presentasi. Terdapat beberapa cara untuk
mengintegrasikan data, teks, gambar antar aplikasi perkantoran. Cara itu
menggunakan: (a) teknik “Salin-Tempel”(Copy Paste) atau “Gunting-Tempel” (Cut
Paste), (b) Menu yang tersedia di aplikasi, (c) teknik Object Linking dan
Embedding. 1. Integrasi dengan Perintah Cut, Copy, dan Paste Perintah Cut
(Potong), Copy (Salin), dan Paste (Tempel) pada aplikasi komputer saat ini
diinspirasi dari praktik tradisional dalam pengeditan naskah yang diketik pada
sebuah kertas, di mana orang akan memotong (cut) paragraf dari halaman dengan
gunting dan menempelkannya ke halaman lain (paste). Praktik ini tetap
berlangsung hingga 1980-an. Pada saat itu, toko alat tulis bahkan menjual
"gunting pengeditan" dengan bilah cukup panjang yang mampu memotong
halaman selebar 22 cm
Saat
ini, perintah Cut, Copy, dan Paste sangat populer digunakan. Banyak aplikasi
menyediakan cara unik untuk metode ini seperti: kombinasi tombol, menu
tarik-turun (pull-down menu), menu pop-up, dll. Mekanisme tradisional Cut,
Copy, dan Paste menggunakan gunting, sedangkan pada aplikasi komputer, perintah
Cut memindahkan teks/grafik atau objek lain ke dalam clipboard atau bufer
berupa tempat penyimpan sementara. Perintah Paste akan memindahkan objek dari
clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan. Perintah Copy akan menyalin
teks/grafik atau objek lain yang disorot ke dalam clipboard dan akan
memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan. Perintah
“Potong dan Tempel” memiliki urutan cara yang sama, tetapi perintah untuk
Potong, yaitu menggunakan Ctrl-x (⌘
+ x untuk pengguna Macintosh). Contohnya, melakukan Copy-Paste pada tabel dari
aplikasi lembar kerja ke pengolah kata. Atau, melakukan penyalinan dari MS Word
dan ditempel ke MS Excel atau MS PowerPoint. Artinya, kita dapat membuka 2 atau
3 aplikasi sekaligus, dan membawa potongan teks, tabel, gambar dari satu
aplikasi ke aplikasi lainnya. Karena praktis, kita sering melakukan Copy-Paste.
Copy-Paste perlu dilakukan dengan cermat jika hasilnya masih harus
diedit/diubah. Seringkali, terjadi Copy Paste yang menghasilkan teks yang salah
karena penulis lupa mengedit 2. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi Integrasi
konten pada bagian ini dilakukan dengan menggunakan fitur integrasi yang
tersedia di aplikasi. Kita dapat menggunakan menu pada salah satu aplikasi yang
secara otomatis membuka aplikasi lainnya. Misalnya, pada Microsoft Word, ketika
dipilih menu Insert Chart, Microsoft Excel secara otomatis akan terbuka. Tentu,
kalian juga membawa diagram ke MS PowerPoint dan melakukan hal yang sama. 3.
Object Linking & Embedding Pada Object Linking (untuk Microsoft Office),
objek yang berasal dari aplikasi perkantoran lain dapat disisipkan ke aplikasi
perkantoran yang sedang dibuat. Perubahan pada data sumber akan mengakibatkan
perubahan pada objek yang dihubungkan dengan fasilitas ini pada aplikasi
lainnya.
FITUR LANJUT APLIKASI PERKANTORAN
Fitur
lanjut pada aplikasi perkantoran adalah fitur yang dapat digunakan untuk
keperluan tertentu yang merupakan pengembangan dari fungsi utamanya. Berikut
ini merupakan fitur lanjutan yang dapat kita gunakan di aplikasi Microsoft
Office. 1. Mail Merge Mail Merge merupakan fitur lanjutan yang dapat kita temui
di Microsoft Word. Mail Merge adalah fitur yang dapat kita gunakan untuk
menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lainlain secara berulang, tetapi
terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama dan alamat yang dituju.
Dalam hal ini, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak jumlah nama/tujuannya,
tetapi hanya cukup menggunakan satu dokumen Word dan daftar nama/ alamat yang
dapat disimpan dalam daftar, basis data, atau spreadsheet. Cara membuat mail
merge: 1. Buka Excel. 2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat,
nama orang tua, kurang lebih seperti contoh di bawah ini. 3. Simpanlah file
Excel tersebut. 4. Buka Word. 5. Buatlah dokumen surat 6. Klik Mailings Select
recipients Use an existing list. 7. Carilah file excel yang telah dibuat
sebelumnya pada langkah 1-3. 8. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK. 9.
Letakkan kursor pada sebelah kanan ‘Yth.’. 10. Klik Insert Merge Field pilih
Hubungan. 11. Ulangi langkah 9 dan 10 untuk bagian-bagian lain dari dokumen
surat sehingga diperoleh hasil seperti gambar berikut. 12. Untuk melihat
hasilnya, klik Preview Result. Tampilan hasil seperti pada gambar berikut. 13.
Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya. Data
pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.
------------------------------------------------------
Kerjakan tugas berikut ini !